تطبيقات الادارة الذكية : تحكم تام 360 درجة بمؤسستك باستخدام آخر ماتوصلت إلية تكنولوجيا المعلومات

  الأرشفة الإلكترونية Docs2Manage

  من مميزات الأرشفة الإليكترونية ...

•  نظام الأرشفة الاليكتروني DOCS2MANAGE من شركة كوم فانتج الأمريكية (نحن الوكلاء الوحيدون والحصريون).

•  يتمتع هذا النظام برواجه الرائع بين الشركات الأمريكية والأوروبية وذلك لما منحه المستثمرون من ثقة فيه.

•  أكثر من 800 شركة أمريكية وأوربية تستخدم هذا النظام.

•  يتميز النظام بأرشفة جميع أنواع الوثائق (أي نوع) لجميع أنواع التخصصات والبيزنس وبأعداد غير محدودة وإمكانية عرضها كأيقونات برامجها الأصلية.

•  يخلصك من مشاكل وعيوب الأرشفة اليدوية ,, بل ويعمل جنبا إلى جنب معها ويسهلها ويساعد المنشأة من الاقتصاد والتوفير في الجهد والمال..

•  يأتي النظام بواجهة سهلة جدا للمستخدم ومألوفة ,, ألا وهي واجهة تشبه متصفح ملفات ومجلدات الويندوز ,, ويأتي بـ13 واجهة Themes بإمكان المستخدم اختيار أي منها والتي تناسبه.

•  مزود باختصارات مفاتيح وظائفية تساعد المستخدم في انجاز العمليات المتكررة بسهولة (بحيث انه جميع العمليات لها اختصارات يمكن الاستفادة منها).

•  الأرشفة عن طريق الماسح الضوئي وذلك بمسح ضوئي scanning للوثائق عن طريق أي جهاز مسح ضوئي.

•  الأرشفة للملفات المراد أرشفتها وبدون الحاجة لماسح ضوئي وذلك من خلال البحث عن الملفات المراد أرشفتها وإدراجها.

• التمتع بالإدراج والتعديل والحذف واستخراج الملفات والوثائق لإعادة استخدامها وغير ذلك من العمليات الروتينية.

• التمكين من إضافة ملاحظات وتذييلها للوثائق المدخلة (مهمة جدا بحيث انك تعرف من خلالها وجود المستندات الحقيقة -الورقية- في أي مخزن وأي درج وأي رف وما إلى ذلك).

• يأتي النظام بعدة وضعيات : وضعية المتصفح Explorer Mode : وتعتبر الواجهة الافتراضية للبرنامج وعن طريقها تستطيع القيام بالعمليات الأساسية للبرنامج ومن أهمها إنشاء وتعريف شجرة الهيكلية الأساسية لمنشأتكم كإدارات ومراكز وفروع والتي تعتبر شجرة متفرعة غير منتهية.

• وضعية البحث Search Mode : عن طريقها يتم عرض نتائج البحث.

• وضعية المخزن العام Repository Mode : وهي ميزة فريدة وممتازة لأي منشأة كبيرة تتوقع الأرشفة الكثيرة واليومية ومفهومها يتلخص كالأتي:
  عندما تتوقع أن تدخل بيانات كثيرة ويومية أو ما شابه ووجود زحمة عمل لديكم تقوم هذه الوضعية باستقبال جميع الوثائق المدخلة إلى صندوق شامل يستقبل الوثائق كوثائق غير مقسمة وغير مصنفة حسب الإدارات والفروع , فبإمكانكم الرجوع لاحقا وفتح هذا المخزن (يتيح لك النظام إنشاء 999 مخزن عام) وتقسيم وتصنيف الوثائق وإضافة الملاحظات وباقي عمليات الأرشفة الأخرى ونقلها إلى الإدارات والفروع الخاصة بها ,,, فبهذا تستطيعون الاستفادة القصوى من الوقت والكوادر.

• وضعية الطباعة Print Mode : عندما تنصب البرنامج تنصب اتوماتيكيا طابعة افتراضية خاصة ببرنامج الأرشفة هذا ,, فعندما يقوم أي شخص بطباعة وثيقة عن طريق هذه الطابعة فإنها تتأرشف اتوماتيكيا وتذهب إلى المخزن العام repository حيث يستطيع الموظفون لاحقا أرشفتها وتصنيفها ,,, ميزة هذه الوضعية انه بإمكانكم عمل مشاركة لهذه الطابعة في الشبكة وعن طريقها يستطيع كل من يملك الوصول في منشأتكم للشبكة أن يارشف ... (كما يمكنكم مشاركة الطابعة بكلمة سر ولا يستطيع الأرشفة إلا المخولين).

• وضعية العرض CD Mode : تخيل انك تريد أن تعرض أرشيف إدارة لمن تريد ,, فهذه الوضعية تقوم باللازم ,, حيث يقوم البرنامج بتصدير وإنشاء سيدي يعرض فقط ما حددته أنت إلى الآخرين ,, فعند إنشاء السيدي و إرسال ذلك السيدي إلى الإدارة المعنية أو الأشخاص المعنيين والذين بدورهم سيضعون السيدي على كمبيوتراتهم , فيشتغل السيدي تلقائيا عارضا لهم ما صدرته لهم ليطلعوا على الأرشيف ومراجعته (لاحظ بان هذه الوضعية فقط للقراءة, يعني أنهم لا يستطيعون تعديل بياناتكم وأرشيفكم).

• يستطيع هذا النظام العمل على جميع قواعد البيانات مثل SQL Server , Oracle , IBM DB2 , MySQL , Sybase , etc… فعند تنصيب البرنامج تختار أي نوع من قواعد البيانات التي تناسبكم وتناسب كوادركم التي ستعمل عليه وذلك بتشغيل الاسكربت المناسب للقاعدة المختارة مرة واحدة.

• سهولة متكاملة في النسخ الاحتياطي والاسترجاع لقواعد البيانات.

• تستطيعون التغيير بين قواعد البيانات متى ما شئتم وذلك يعطي قدرة اكبر لكم في استخدام هذا البرنامج في أرشفة عدة منشآت ببرنامج واحد.

• يتمتع بنظام حماية عالي حيث تستطيعون إضافة مجموعات وتخولون لها صلاحيات مختلفة حسب ما ترون ومن ثم إضافة مستخدمين لتلك المجموعات.

• تستطيعون تعديل مجموعات الحماية أو حذفها.

• يتمتع بآلية بحث متعددة الأساليب والقدرات بحيث تستطيعون البحث بواسطة 13 معيار للبحث وبذلك يسهل لكم العمليات والوصول السريع لما تريدون.

• البحث ضمن الوثائق المآرشفة المصورة OCR Search , وهذه خدمة فريدة بحيث تتمكنون بالبحث في محتوى الوثائق المصورة ,, وكذلك يمكنكم بالبحث داخل أنواع عديدة للملفات المآرشفة.

• يمكنكم بسهولة من إدراج ختومات وملاحظات داخل الوثائق المآرشفة (مثل ختم لأرشيف المنشأة داخل الوثيقة) ,, مع إمكانية حذف أو تعديل هذه الأختام لاحقا بدون التغيير في محتوى الوثائق.

• إمكانية إرسال نسخ من الوثائق بواسطة الايميل أو الفاكس.

• تستطيعون كذلك تركيب برنامج ملحق آخر وهو Docs2Web (اختياري وله سعر منفصل لا يدخل ضمن سعر البرنامج الرئيسي Docs2Manage) والذي ينشي موقع على الانترانت (و إمكانية توصيلة على الانترنت) ليقوم بعرض وتصفح جميع أرشيفكم من خلال متصفح الانترنت العادي دون الحاجة لتحميل برامج إضافية (الدخول لصفحات الانترنت المنشأة بواسطة النظام تتبع معايير الحماية التي أنشأتها أنت في برنامج الأرشفة الرئيسي , لذلك لا يستطيع تصفح صفحاته إلا المخولون باسم دخول وكلمة سر انتم قمتم بإعدادها سابقا).

• تجربة 30 يوم مجانا مع تدريب شخص-ثلاثة بكامل عمليات البرنامج.

• صيانة مجانية لمدة سنة.
  
   

جميع الحقوق محفوظة © 2006      الصفحة الرئيسية | الدعم الفني | للاتصال بنا